Produktivität im KMU: Erst vereinfachen, dann automatisieren

Ein Prozess kann langsam sein, obwohl alle Beteiligten engagiert arbeiten. Eine Anfrage kommt per E-Mail. Informationen werden in eine Tabelle übertragen. Ein Angebot wird erstellt, zur Prüfung weitergeleitet, korrigiert und später erneut in ein anderes System eingetragen.

Dazwischen entstehen Rückfragen, weil eine Angabe fehlt oder eine Ausnahme nicht geregelt ist. Wenn der Druck steigt, klingt Automatisierung wie die logische Antwort.

Doch Technologie unterscheidet nicht zwischen einem sinnvollen Schritt und einer historisch gewachsenen Umleitung. Sie führt das aus, was definiert wurde. Im besten Fall schneller. Im schlechtesten Fall macht sie einen unnötig komplizierten Ablauf schneller, starrer und schwerer zu verändern.

Warum schlechte Prozesse so lange funktionieren

Viele Abläufe in KMU sind nicht geplant worden. Sie sind entstanden. Eine zusätzliche Kontrolle wurde nach einem Fehler eingeführt. Eine Tabelle entstand, weil das vorhandene System etwas nicht abbildete. Eine Person übernahm eine Freigabe, weil sie die Kunden besonders gut kannte. Jeder Schritt hatte einmal einen nachvollziehbaren Grund.

Mit der Zeit verschwindet jedoch der Kontext. Der Schritt bleibt. Neue Mitarbeitende lernen, was getan wird, aber nicht immer warum. So wachsen Prozesse schichtweise, bis niemand mehr genau sagen kann, welche Teile Wert schaffen und welche nur die Vergangenheit verwalten.

Automatisierung ist ein Verstärker

Eine gute Automatisierung reduziert wiederkehrende Arbeit, verbessert Verlässlichkeit und stellt Informationen rechtzeitig bereit. Dafür muss der zugrunde liegende Ablauf stabil genug sein. Ist er dagegen voller ungeklärter Ausnahmen, fehlender Daten und wechselnder Entscheidungen, verschiebt die Technik das Problem häufig nur.

Das erklärt, weshalb manche Einführungen technisch erfolgreich und betrieblich enttäuschend sind. Schnittstellen funktionieren, Aufgaben werden automatisch erzeugt und trotzdem bleibt die Bearbeitungszeit gleich. Vielleicht müssen Mitarbeitende nun zusätzliche Felder pflegen. Vielleicht wird die alte Tabelle parallel weitergeführt. Vielleicht wartet der Vorgang weiterhin an derselben Freigabe.

Automatisieren Sie keinen Ablauf, den Sie nicht erklären, vereinfachen und verantworten können.

Der Fünf-Schritte-Weg vor der Automatisierung

1. 1.

   Den echten Ablauf sichtbar machen

   Wählen Sie einen konkreten Vorgang und verfolgen Sie ihn vom Auslöser bis zum Ergebnis. Arbeiten Sie mit den Menschen, die ihn tatsächlich ausführen. Notieren Sie Übergaben, Wartezeiten, Rückfragen, Medienbrüche und Ausnahmen. Ein realistisches Bild ist wertvoller als ein formal perfektes Prozessdiagramm.

2. 2.

   Das gewünschte Ergebnis klären

   Was muss am Ende besser sein? Schnellere Antwort, weniger Fehler, höhere Transparenz, geringerer Aufwand oder ein verlässlicheres Kundenerlebnis? Ohne ein klares Ergebnis wird Prozessoptimierung leicht zu einer Diskussion über persönliche Vorlieben.

3. 3.

   Weglassen, bündeln und entscheiden

   Prüfen Sie jeden Schritt: Schafft er Wert, reduziert er ein relevantes Risiko oder ist er rechtlich notwendig? Wenn nicht, kann er entfallen. Mehrere Prüfungen lassen sich vielleicht bündeln. Manche Rückfrage verschwindet, wenn die benötigte Information am Anfang verpflichtend erfasst wird. Manche Freigabe wird unnötig, wenn Entscheidungsgrenzen definiert sind.

4. 4.

   Normalfall und Ausnahmen trennen

   Automatisierung eignet sich besonders für wiederkehrende, ausreichend klare Muster. Ausnahmen brauchen dagegen häufig menschliches Urteil. Ein guter Prozess zwingt nicht jeden Fall in dieselbe Logik. Er lässt den Normalfall effizient laufen und leitet echte Ausnahmen bewusst an die richtige Person.

5. 5.

   Erst jetzt Technologie auswählen

   Wenn Ablauf, Ergebnis, Daten und Verantwortung klar sind, wird die technische Auswahl einfacher. Dann kann geprüft werden, ob bestehende Systeme ausreichen, eine Integration nötig ist oder eine neue Lösung einen echten Mehrwert schafft. Die Frage lautet nicht mehr «Was kann das Werkzeug?», sondern «Unterstützt es unseren gewünschten Ablauf zuverlässig?»

Der Papierkorb-Test

Bevor ein Team einen Prozess digitalisiert, sollte es gemeinsam fragen: Welche Schritte würden wir heute neu nicht mehr einführen? Dieser Papierkorb-Test schafft die Erlaubnis, historische Gewohnheiten zu hinterfragen. Er ist besonders wirksam, wenn jede beteiligte Rolle erklären darf, wo sie wartet, doppelt arbeitet oder Informationen nachtragen muss.

• Welche Information wird mehr als einmal erfasst?
• Welche Freigabe findet fast immer ohne Änderung statt?
• Welche Übergabe erzeugt die meisten Rückfragen?
• Welche Ausnahme ist inzwischen so häufig, dass sie zum Normalfall geworden ist?
• Welche private Tabelle hält den offiziellen Prozess überhaupt am Laufen?

Ein sinnvolles Pilotprojekt auswählen

Der beste Pilot ist nicht zwingend der grösste Prozess. Geeignet ist ein Ablauf mit ausreichender Wiederholung, klarer geschäftlicher Wirkung und einem überschaubaren Kreis Beteiligter. Gleichzeitig sollte das Unternehmen bereit sein, den Prozess wirklich zu verändern. Wer lediglich die bestehende Arbeitsweise unangetastet in Software übertragen möchte, wird wenig lernen.

Ein Pilot benötigt eine Ausgangslage. Wie lange dauert der Vorgang heute? Wie viele Rückfragen oder Korrekturen entstehen? Wo warten Kunden oder Mitarbeitende? Nach der Veränderung werden dieselben Punkte erneut betrachtet. So wird sichtbar, ob die Verbesserung tatsächlich im Betrieb angekommen ist.

Produktivität ist mehr als eingesparte Zeit

Zeit ist wichtig, aber nicht der einzige Nutzen. Ein klarer Prozess kann Fehler reduzieren, Kunden verlässlicher informieren, neue Mitarbeitende schneller einarbeiten und die Abhängigkeit von Einzelpersonen senken. Oft entsteht der grösste Wert dadurch, dass Aufmerksamkeit wieder für Entscheidungen und Kundenarbeit verfügbar wird.

Für die Geschäftsleitung bedeutet das: Eine Automatisierungsinitiative sollte nicht nur nach technischen Funktionen beurteilt werden. Sie braucht einen Prozessverantwortlichen, ein relevantes Ergebnis, gute Daten, sichere Nutzung und einen Rhythmus für spätere Verbesserungen.

Wie wis.dom|digital™ ansetzt

Wir beginnen beim Unternehmen, nicht bei der Technologie. Gemeinsam wird geklärt, welche Abläufe und Informationen den grössten Einfluss auf Kunden, Effizienz und Wachstum haben. Erst danach wird entschieden, welche digitalen Fähigkeiten, Integrationen oder Automatisierungen sinnvoll sind und wie sie langfristig betreut werden.

Häufige Fragen

Welche Prozesse eignen sich zuerst für Automatisierung?

Wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, verfügbaren Daten und messbarer Wirkung. Besonders attraktiv sind Schritte mit viel manueller Übertragung, wiederholter Prüfung oder unnötiger Wartezeit.

Muss ein Prozess vollständig standardisiert sein?

Nein. Der Normalfall sollte klar sein. Echte Ausnahmen dürfen bestehen, müssen aber erkannt und gezielt an Menschen mit dem notwendigen Entscheidungsraum weitergegeben werden.

Wann ist eine lernende Lösung statt klassischer Automatisierung sinnvoll?

Wenn Inhalte interpretiert, zusammengefasst oder klassifiziert werden müssen und eine ausreichende Qualitätskontrolle möglich ist. Deterministische Regeln bleiben für viele stabile, risikoreiche oder prüfpflichtige Schritte die bessere Wahl.

Quellen und redaktionelle Referenzen

• KfW Research, KfW SME Digitalisation Report 2024
• Google Search Central, AI features and your website

Hasan H. Hasic

Hasan H. Hasic ist Unternehmer, Berater und Key Person of Influence bei wis.dom|bridge™. Sein Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von unternehmerischer Klarheit, tragfähigen Strukturen und einer digitalen Umsetzung, die im Alltag messbaren Nutzen schafft.