Platforma za članove koja raste s vama
Regionalno udruzenje je clanove, dogadjaje, fakture i dokumente vodilo kroz pola tuceta odvojenih alata. Danas sve radi na jednoj platformi, a rutinski posao radi sam.
Udruženje je radilo u šest zemalja regiona i na njihovim jezicima. Polazna tačka je bio skup razdvojenih alata: web stranica, bilten, događaji, računi, lista članova i dokumenti tekle su u posebnim programima, svaki sa vlastitom prijavom. Novi zahtjev za članstvo značio je razmjenu e-pošte, račun u Wordu i ručno unošenje u imenik i listu za bilten. Priprema jednog događaja oduzimala je nekoliko sati u različitim sistemima, a važeći dokumenti stajali su tamo gdje ih je neko sačuvao. Većina onoga što je bilo važno postojala je prvenstveno u glavi jedne osobe.
Od toga smo napravili zajedničku platformu s jednom prijavom. Zahtjev danas stiže kao strukturirani obrazac, uprava odobrava jednim klikom, a paket dobrodošlice, račun, imenik i lista za bilten kreću automatski. Događaj se unosi jednom i pojavljuje na web stranici, u kalendaru i u sljedećem biltenu, a prijave i podsjetnici dolaze iz istog zapisa. Dokumenti su posloženi po verzijama na svom mjestu, a novi sadržaj se od početka vodi u svim jezičkim verzijama. Tim danas samostalno radi u platformi i postepeno dodaje nove funkcije, umjesto da pri svakom unapređenju kreće ispočetka.
Šta se time promijenilo vidi se u svakodnevnom radu: rutinski poslovi koji su ranije trošili sate svake sedmice sada se odvijaju sami. Zavisnost od pojedinih osoba je manja, jer znanje i procesi leže u sistemu, a ne u glavama. Članovi dobijaju brže odgovore i pouzdaniju uslugu, greške od dvostrukog unosa nestaju, a tekući troškovi ostaju predvidivi jer platforma raste zajedno s organizacijom umjesto da se mijenja.
Zamislite da članovi na svom jeziku pitaju o nekom pravilu ili dokumentu i odgovor dobiju direktno iz arhive, a da se obnove članarine same najave prije nego što neko mora zvati.
